Bons planos não são mais do que ideias e documentos se não forem colocados em prática. Para isso é fundamental a definição de objetivos, a coordenação de atividades, motivações, esforços e a alocação de recursos. Em outras palavras, a melhor estratégia não é nada sem um bom modelo de gestão que suporte sua execução.
Importante salientar que qualquer empresa, tem seu próprio modelo de gestão, mesmo que seus dirigentes e colaboradores não se deem conta. Isso porque um modelo de gestão refere-se à forma como a empresa organiza suas atividades (tarefas) e seus recursos (incluindo pessoas) com a aplicação de procedimentos, normas e regras (estrutura). O modelo de gestão da empresa reflete sua cultura organizacional, seus valores, visão e missão (estratégia).
Ao auxiliar na formulação da estratégia 2022 do Sebrae, tive preocupações sobre as maneiras de viabilizar sua execução para efetivamente mobilizar toda a empresa rumo à direção desejada. Era necessário ajustar os incentivos, o fluxo de informação e aumentar a qualidade do processo decisório, buscado a excelência operacional, e ao mesmo tempo criando um ambiente favorável a inovações. Era necessário aperfeiçoar e comunicar a todos o modelo de gestão da empresa.
Como mencionei, ainda que toda a organização tenha, mesmo que de forma implícita, um modelo de gestão, decidimos tornar explícito esse modelo, para que todos os colaboradores pudessem melhor compreender a importância de seu próprio trabalho e as inter-relação entre as diversas práticas de gestão que toda empresa deve ter. Era importante tornar evidente, por exemplo, o elo entre o planejamento e os indicadores estratégicos da organização e entre estes e o programa de incentivos ou de participação em resultados.
Nosso objetivo era que o modelo pudesse expressar 4 premissas ou conceitos críticos:
1. Integração e reforço entre os elementos da gestão: deveriam estar evidentes e relacionados todos os principais elementos da gestão, como a estratégia, os projetos/processos, as pessoas e o conhecimento; mais do que isso, era necessário integrar as práticas de gestão, por exemplo relacionando os indicadores estratégicos aos resultados dos projetos e entre tais resultados e as metas individuais do programa de remuneração variável.
2. Organização das esferas decisórias: a boa estrutura de governança é um aspecto chave à execução de qualquer plano; buscávamos tornar mais sistemático os ritos de análise e decisão das diversas instâncias da organização desde o(a) colaborador(a), passando pelas reuniões de gerentes com suas equipes, diretoria, até o conselho.
3. Foco em resultados e utilização de indicadores: como saber se um objetivo foi atingido sem uma definição de desempenho? A definição de resultados por meio de indicadores é essencial tanto para a gestão estratégica como para a gestão dos processos da organização.
4. Noção de ciclo (sem um fim definido): Como argumentou Jim Collins no livro “Feitas para Durar” as empresas devem buscar sua continuidade. Não há uma linha de chegada ou um ponto em que se pode relaxar. Portanto, a gestão deve ser entendida em ciclos e visando a contínua melhoria.
Partindo de todos esses conceitos e do rol de práticas e ferramentas de gestão presentes na empresa, documentamos os relacionamentos e os fluxos entre as práticas. Não pretendíamos e não era absolutamente necessário partir da estaca zero, afinal o Sebrae era uma empresa com mais de 40 anos de história e portanto com um modelo de gestão próprio. Contudo, era necessário aperfeiçoar e sistematizar o modelo, reconhecendo a necessidade de mudanças em atitudes e na cultura organizacional. O quadro abaixo expressa a síntese desse trabalho, posicionando melhor os ritos e ações ao longo de ciclos anuais.
Reconhecemos desde o início que demonstrar um novo modelo de gestão por meio de fluxogramas seria uma forma muito árida de comunicação e portanto inapropriado ao alcance e impacto pretendidos. Era fundamental desenvolver uma estratégia de comunicação, bastante visual e marcante, que pudesse ser utilizada como elemento agregador das diversas práticas de gestão e exprimisse os 4 conceitos já referidos. Um desafio criativo. O que aconteceu na sequencia foi um bom exemplo de inovação a partir de ideias e conceitos inesperados. A Carolina, estagiária da unidade e que cursava design, me apresentou um diagrama móvel em papel e que poderia muito bem servir ao propósito. A partir dessa ideia desenvolvemos um folder peculiar. Ele era móvel e tridimensional (veja abaixo)
Com esse diagrama 3D pudemos explorar alguns conceitos interessantes:
a. Na face do diagrama, constam os conceitos e fundamentos do modelo: a estratégia no centro, a execução de projetos e processos, os recursos humanos (pessoas) e financeiros necessários, o conhecimento e aprendizados envolvidos e a regulação que impõe os limites de atuação.
b. No verso do diagrama constam as ferramentas e metodologias particulares do Sebrae: por exemplo, no verso de pessoas estão o sistema de gestão de pessoas (SGP) e o programa de incentivos.
c. Giros e ciclos com velocidades distintas: girando mais rápido estão os processos, que precisam ser executados conforme os princípios do PDCA (Plan-Do-Check-Act). Contudo, de tempos em tempos é necessário avaliar tais processos, aprender com erros e acertos e melhorar. Por isso, o eixo de “conhecimento e aprendizado” possui um ciclo mais longo.
Poderia discorrer nesse artigo sobre todos os outros elementos desse modelo, mas recomendo o vídeo abaixo desenvolvido justamente com esse intuito:
As circunferências concêntricas, todas ligadas a um eixo traduzem a noção de ciclos, ou seja, a ideia de movimentos sem um fim estabelecido. Essa dinâmica assemelha-se ao funcionamento de um giroscópio que é um instrumento físico muito utilizado como instrumento de navegação, por exemplo para o posicionamento de veículos espaciais. Veja abaixo um vídeo que demonstra um giroscópio em ação.
Para resumir, o modelo de gestão atua como um instrumento de navegação, orientando a organização rumo à sua estratégia e ao alcance dos resultados. Tal instrumento é capaz de fazer um contra peso a ações que possam tentar tirar a empresa de seu rumo. A estratégia é a força motriz e, ao mesmo tempo, o eixo que movimenta e conecta todos os elementos da gestão da empresa com vistas ao cumprimento de seus objetivos.
Veja uma apresentação sobre modelo de gestão do Sebrae:
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